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A/42/13 page 4 OMPI F A/42/13

a/42/13 page 4 ompi f a/42/13 original : anglais date : 21 août 2006 organisation mondiale de la propri
17 Jan, 2024
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Transcript

A/42/13
page 4
OMPI

F
A/42/13
ORIGINAL : anglais
DATE : 21 août 2006
ORGANISATION MONDIALE DE LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
GENÈVE
assemblées des états membres de l’ompi
Quarantedeuxième série de réunions
Genève, 25 septembre – 3 octobre 2006
Rapport sur l’état d’avancement du projet
relatif à la nouvelle construction
établi par le Secrétariat
I. Introduction
1 À la quarante et unième série de réunions des assemblées des États
membres de l’OMPI, qui s’est tenue du 26 septembre au 5 octobre 2005,
le Secrétariat a présenté un mémorandum sur la gestion du projet
relatif à la nouvelle construction (document A/41/16), suite à la
recommandation de relancer le projet formulée par le Comité du
programme et budget à sa huitième session, tenue du 27 au 29 avril
2005. Les assemblées ont approuvé le financement du projet au moyen
d’un emprunt commercial et ont pris note des renseignements contenus
dans le document A/41/16 (paragraphes 194.iv) et 194.vii) du document
A/41/17).
2 L’objet du présent document est de faire rapport aux assemblées sur
l’avancement des travaux concernant ce projet depuis leur dernière
session.
3 Le Secrétariat a présenté au Comité du programme et budget des
rapports sur l’état d’avancement du projet (verbalement à la neuvième
session, tenue en janvier 2006, et formellement (document WO/PBC/10/4)
à la dixième session, tenue en juillet 2006). Le Secrétariat a
également présenté un rapport de situation officiel concernant le
projet au Comité d’audit à sa deuxième réunion, en juillet 2006.
4 Un certain nombre de recommandations ont été formulées par le Comité
du programme et budget à sa session de janvier 2006 et par le Comité
d’audit lors de ses réunions tenues en avril et juillet 2006.
5 Le Secrétariat a avancé dans la mise en œuvre du projet comme il est
indiqué dans les paragraphes qui suivent, en mettant largement à
profit les recommandations émanant de ces comités et du vérificateur
externe des comptes.
6 À sa dixième session, tenue en juillet 2006, le Comité du programme
et budget a simplement pris note du rapport sur l’avancement des
travaux contenu dans le document WO/PBC/10/4 (paragraphe 26 du
document WO/PBC/10/5).
II. charte du projet relatif à la nouvelle construction
7 Une charte en version informelle, ayant pour objet de préciser le
mandat et les attributions de chacun des participants à la gestion du
projet, a été élaborée et présentée au Comité du programme et budget à
sa session de janvier 2006, puis au Comité d’audit à sa première
réunion, en avril 2006. Le texte a été substantiellement révisé compte
tenu de recommandations formulées par le Comité d’audit et la version
révisée a été présentée aux deux comités à leur session ou réunion de
juillet 2006.
8 Les caractéristiques principales de la charte révisée sont les
suivantes :
a) elle met en relief le rôle clé du pilote (précédemment dénommé
“entreprise de gestion externe” ou “entité de gestion externe”),
chargé d’assurer la gestion de l’exécution du projet au nom de l’OMPI,
de vérifier le respect du budget, des coûts, des normes de qualité et
des délais prescrits et d’assurer la supervision et le suivi de la
documentation technique des livres comptables;
b) elle précise les responsabilités, les obligations redditionnelles
et les liens hiérarchiques de tous les organes et comités concernés et
donne une représentation actualisée des rôles respectifs du pilote et
du Comité d’audit;
c) elle est conforme aux nouveaux principes généraux, cadre
institutionnel et procédures applicables aux achats et à la passation
de marchés de l’OMPI, ainsi qu’aux Principes directeurs de l’OMPI
concernant la gestion des grands projets;
d) elle comprend un nouveau “schéma opérationnel” (annexe I de la
charte) et un nouveau “calendrier indicatif” (annexe II de la charte),
conçus pour donner une représentation graphique rapide et claire de la
conduite globale du projet et de son déroulement dans le temps;
e) une version ultérieure de la charte comprendra un chapitre détaillé
sur la gestion des changements et un registre détaillé des risques,
ces deux éléments devant être établis par le pilote dès qu’il aura
pris ses fonctions.
9 Le Comité d’audit a demandé que le “calendrier indicatif” (annexe II
de la charte) soit complété par l’indication de toutes les sessions
des assemblées des États membres de l’OMPI, du Comité du programme et
budget et du Comité d’audit. La charte fera l’objet de révisions
ultérieures afin d’être maintenue en synchronisation avec l’avancement
du projet.
10 Des exemplaires de la charte ont été communiqués au vérificateur
externe des comptes et à la FIPOI (Fondation des immeubles pour les
organisations internationales).
11 Pour l’information des assemblées, le “schéma opérationnel” (annexe
I de la charte) et le “calendrier indicatif” (annexe II de la charte),
tels qu’ils ont été présentés au Comité du programme et budget et au
Comité d’audit en juillet 2006, sont reproduits respectivement à
l’annexe I et à l’annexe II du présent document.
III. AUDIT DU COÛT DU PROJET
12 Il est rappelé que les assemblées des États membres, à leur
quarante et unième session tenue en octobre 2005, ont approuvé un
budget estimatif s’élevant à 125,4 millions de francs suisses, de par
leur approbation du programme et budget proposé pour 2006‑2007
(document A/41/4 et paragraphe 194.i) du document A/41/17).
13 Compte tenu du temps qui s’est écoulé depuis que l’estimation du
coût du projet a été établie, le Secrétariat a souscrit à la
recommandation formulée par le Comité d’audit à sa première session,
en avril 2006, selon laquelle un audit serait nécessaire pour
actualiser le coût estimatif du projet. Le Secrétariat a demandé à la
FIPOI (Fondation des immeubles pour les organisations internationales)
si elle serait disposée à réaliser cet audit, mais la FIPOI a refusé
en raison d’un manque de personnel. Le Secrétariat s’est alors adressé
au vérificateur externe des comptes qui avait, à la demande des États
membres, effectué en 2002 une évaluation détaillée du projet, puis
deux audits intermédiaires du projet. Le vérificateur externe des
comptes a répondu positivement à cette demande et les discussions plus
approfondies avec lui étaient en cours à la date de publication du
présent document.
IV. première session du jury, présélection du pilote
14 Le Secrétariat avait prévu de convoquer en janvier 2006 la première
réunion du jury, qui serait consacrée à la première procédure de
présélection relevant de son mandat (la présélection du pilote). Or, à
sa session de janvier 2006, le Comité du programme et budget a demandé
au Secrétariat de soumettre la charte informelle au Comité d’audit
pour avis avant de convoquer la première réunion du jury (paragraphes
192 à 209 du document WO/PBC/9/5). La première réunion du Comité
d’audit s’est tenue en avril 2006 et ce n’est qu’après cette réunion,
et après qu’il eut été donné suite à plusieurs recommandations
formulées par ce comité, que le jury a été convoqué.
15 La première session du jury s’est tenue le 14 juin 2006. Le jury
s’est occupé de la présélection des candidats à la charge de pilote
et, sur la base des manifestations d’intérêt, a choisi les sociétés et
entreprises auxquelles l’appel à propositions serait envoyé.
16 Le projet de l’appel à propositions a été communiqué au
vérificateur externe des comptes pour observations, comme il avait été
indiqué par le Secrétariat (paragraphe 8 du document A/41/16).
17 À la date d’élaboration du présent document, l’appel à propositions
(RFP) invitant les sociétés présélectionnées à faire une offre était
sur le point d’être finalisé et l’on prévoyait que le jury pourrait
opérer la sélection en octobre 2006.
18 Comme le prévoit le règlement du jury, celui‑ci recevra deux
évaluations distinctes des propositions, l’une émanant de la FIPOI et
l’autre du Secrétariat. En outre, au cours de ses délibérations, qui
devraient avoir lieu en octobre 2006, le jury pourra, s’il le
souhaite, demander l’avis de l’architecte.
V. date prévue pour le début de la construction
19 L’attention des assemblées est appelée sur le fait que, en raison
du report, demandé par le Comité du programme et budget, de la
première session du jury (prévue en janvier et effectivement tenue en
juin 2006) et du renforcement du rôle du pilote, qui sera impliqué
dans l’intégralité du processus de sélection de l’entreprise générale,
la période de construction proprement dite, prévue “d’avril 2007 à
juin 2009”, se situerait plutôt de “février 2008 à avril 2010”. En
outre, comme plusieurs étapes préparatoires successives restent à
accomplir jusqu’au début effectif de la construction, l’estimation
actuelle sera à réévaluer au début de 2007 pour être soit validée,
soit recalculée.
VI. incidences du début différé de la construction sur l’exercice
biennal en cours et les exercices biennaux suivants
20 L’attention des assemblées est appelée sur le fait que, en raison
du nouveau calendrier, les coûts supportés au titre du projet durant
l’exercice biennal en cours ne seront que minimes. D’une part, cela
apparaîtra dans le budget révisé du programme 31 (Nouvelle
construction) pour 2006‑2007, qui sera soumis au Comité du programme
et budget au printemps 2007. D’autre part, il se peut que les taux
d’intérêt sur la base desquels le coût du prêt a été estimé dans le
cadre du programme 31 doivent être ajustés. Cela se fera, au besoin,
dans le cadre du projet de programme et budget pour 2008‑2009. Il est
également signalé que, en raison du début retardé des travaux de
construction, le budget devra continuer d’intégrer au‑delà de la date
initialement prévue le coût de la location des locaux dont l’OMPI
n’est pas propriétaire. Il en sera aussi tenu compte dans les projets
de programme et budget pour les exercices biennaux 2008‑2009 et
2010‑2011.
21 Les assemblées des États membres de l’OMPI et des unions
administrées par l’OMPI sont invitées à prendre note du présent
rapport.
[Les annexes suivent]

[L’annexe II suit]

[Fin de l’annexe II et du document]

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